Privacy verklaring
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Mulder en Sturm notarissen B.V.
Adres: Spruitenbosstraat 11, 2012 LJ Haarlem
Contactpersoon: mevrouw mr. S.P.L. Sturm-Peper
e-mailadres: info@mensnotarissenhaarlem.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleneinden:
– het uitvoeren van opdrachten voor advies, mediation of andere diensten;
– om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
– voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte vermelden.
Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt - De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), Handelsregister en/of Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig en origineel identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart en rijbewijs) van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en declaraties voor verrichte werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn hangt af van de overeengekomen dienst.
Dit kunnen onder meer zijn: uw NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), uw geslacht, uw BSN-nummer (Burgerservicenummer), overige op uw identiteitsbewijs vermelde gegevens, uw geboorteplaats en –datum, uw burgerlijke staat en de persoonsgegevens van gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan dan één van de volgende zijn:
– openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Huwelijksgoederenregister
en het Curatele- en Bewindregister
– Basisregistratie Personen (BRP)
– makelaar, hypotheekadviseur, tolk/vertaler of andere adviseur in verband met de ons verstrekte opdracht
– schenker/begiftigde
– testateur/erfgenaam/executeur
– accountant/fiscalist/boekhouder
– gevolmachtigde
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens slechts aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van het soort akte of de verstrekte dienst, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
– openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel
– banken
– Centraal Testamentenregister (CTR)
– Centraal Levenstestamentenregister (CLTR)
– de Belastingdienst
De bij de dienstverlening betrokken documenten zullen slechts worden verstrekt aan de bij de dienstverlening betrokkenden partijen/derden.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet, zijn van toepassing.
Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (bij voorkeur schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan; wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld ter aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op “vergetelheid”)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt in een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Hiervoor kunnen wij kosten in de rekening brengen.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via mevrouw mr. S.P.L. Sturm-Peper (info@mensnotarissenhaarlem.nl).
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Mulder en Sturm notarissen B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring
Haarlem, mei 2018